¿Cómo Implementar una Gestión Documental Eficaz en una Empresa?
23 septiembre, 2024
Las compañías hoy en día buscan optimizar los procesos comunes y cotidianos, que les permita facilitar el trabajo diario en todos los departamentos. Para ello, echan mano de tecnologías que podrán configurar de forma sencilla, que sean escalables y, aún mejor, si son soluciones en la nube.
Con estas características, se obtienen varios beneficios como:
Entrando en materia, estas son 5 soluciones tecnológicas para optimizar procesos:
Desde que incrementó el trabajo remoto, las empresas se vieron en la necesidad de comunicarse con sus diversos públicos sin importar su ubicación. Las herramientas de comunicación deben ser útiles tanto para el ámbito interno como externo, ya que ayudará a mejorar el clima organizacional así como optimizar la productividad.
Aplicaciones como Zoom, GoToMeeting, Teams o Google Meet, permiten realizar reuniones virtuales que serán igual de efectivas como una presencial.
Incrementar la productividad siempre será una prioridad en las organizaciones, así que, si existen soluciones que permiten digitalizar y asegurar la información para compartirla exitosamente entre compañeros desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento, éstas se volverán primordiales. Con un software de gestión y automatización de flujos de trabajo, se reduce el tiempo dedicado a procesos actuales basados en papel, con ello, el personal puede centrarse en el trabajo que realmente impulsa la productividad.
Los procesos de capacitación y aprendizaje de nuevos procedimientos suelen ser demorados y costosos, ya que, suelen destinarse maquinaria, equipo y recursos del trabajo diario, o bien, únicamente son teóricos o audiovisuales. En cambio, al tener procesos de entrenamiento en un ambiente digital, apegados a situaciones reales, se agiliza y garantiza la obtención del conocimiento, además de ser más seguro y menos costoso.
Las soluciones de firma electrónica brindan validez de identidad que sustituye a las firmas autógrafas tradicionales, lo cual permite autenticar documentos que formalizan acuerdos o negocios. Los procesos con firmas electrónicas, acortan el tiempo de ciertos procesos documentales, además pueden integrarse con los softwares de gestión documental para crear un flujo de trabajo completamente digital.
A pesar del auge de la transformación digital, algunas tareas y procesos requieren de seguir imprimiendo ciertos documentos y evidencias, así que las empresas siguen contando con equipos de impresión acorde a sus necesidades. Pero, se requiere garantizar y hacer eficiente este recurso, para ello, un software de gestión de impresiones es lo ideal, ya que permite asignar cuotas de impresión, supervisar la cantidad de impresiones por usuario, departamento y/o centro de costos. Además, de proveer auditorías de quién, cuándo y qué se está imprimiendo, y por si fuera poco, imprimir con marca de agua, aquellos documentos con información sensible o confidencial para evitar su mal uso.
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