¿Cómo ahorrar recursos con un equipo de impresión?
- DRG Services & Solutions
- marzo 25, 2022
En un entorno profesional que busca sobresalir de la competencia, es muy común que durante el desarrollo de ideas se terminen haciendo impresiones masivas. En otras ocasiones, pasar la información virtual a formato físico puede ser necesario, sin embargo; la mayor parte del tiempo es un despilfarro de recursos.
Imprimir correos electrónicos, facturas y otra clase de documentos de manera masiva suele convertirse en un problema silencioso. Un problema que termina afectando a las empresas debido al gasto excesivo de recursos que se hace al crear folios, que nunca se usarán o que ya se encuentran respaldados dentro de un sistema virtual.
Consejos para ahorrar recursos
Una de las cosas que se debe tomar en cuenta, es que aunque se hayan implementado programas para ahorrar papel, esto es solo una parte de lo que se puede hacer. En realidad contar con una impresora o multifuncional adecuada, puede ser la clave para ayudar a evitar el invertir recursos de manera innecesaria.
Busca una buena impresora
Es cierto que invertir en un equipo de impresión puede verse en un primer momento como un gasto muy fuerte, en especial si apenas se está en crecimiento. Pero, la realidad es que es una inversión a largo plazo, ya que adquirir un equipo de calidad puede ayudar a ahorrar en tinta, tóner e incluso en papel.
Además, no necesariamente se debe comprar el equipo, la realidad es que existen diversas alternativas que pueden favorecer bastante. Una de esas alternativas es la renta de impresoras, pues se tiene la ventaja de poder adquirir equipos de calidad que se adapten a tu economía y además, estos servicios suelen tener otras ventajas, como lo es el mantenimiento.
Elige bien los documentos
Lamentablemente, la mayor parte del tiempo se imprimen documentos extras de manera innecesaria, esto suele ser por diversos motivos. Puede ser porque hubo un error, faltó información o incluso se pensó que sería mejor imprimir una hoja extra, pero al final con el tiempo esto termina aumentando los recursos que se invierten.
Así que, una de las cosas que se puede hacer para poder ahorrar recursos es revisar los documentos las veces que sean necesarias antes de imprimirlos.
Usa los cartuchos lo más que se pueda
Al decir esto, no nos referimos a que esperes a que se acabe por completo la tinta para poder cambiar el cartucho. Nos referimos a que cambies el cartucho cuando veas que la intensidad del color ya es bastante baja, o bien cuando la impresora avisa que ya se está acabando y no antes, para que aproveches al máximo tu cartucho.
¿Imprimir a blanco y negro?
Hay documentos que por su naturaleza es necesario imprimir a color, pero si en lo posible se imprime a blanco y negro será mucho más sencillo ahorrar. Además en algunos casos también se recomienda cambiar el tipo de fuente que se utiliza para escribir, ya que hay fuentes que requieren menos tinta.
Aunque el cambio de fuente es algo que se debe analizar, dependiendo del tipo de documento que se esté por imprimir, pues usualmente se usa Arial para los trabajos.
Uso de vista previa
Es muy común que cuando se va a imprimir, simplemente se dé un clic sin antes revisar el formato, lo malo de esto es que puede tener la configuración incorrecta. Así que al final se estará gastando papel de manera innecesaria al tener que volver a imprimir, en estos casos lo más aconsejable para ahorrar recursos, es procurar revisar la vista previa del documento.
Trabaja por lotes
Tal vez no siempre sea posible, pero si se procura agrupar los trabajos para imprimir al mismo tiempo, se podrá ahorrar energía. Por lo regular solo basta con seleccionar el botón de pausar y una vez que se hayan juntado los trabajos necesarios continuar con la impresión, aunque esto pueda parecer sencillo a largo plazo se puede ahorrar bastante.
Otro modo de ahorrar en el consumo eléctrico, es no desactivando el modo de ahorro de energía, aunque estos detalles pueden parecer muy pequeños a largo plazo la diferencia es bastante.
Usar equipos nuevos
Cambiar los viejos equipos de impresión puede ser necesario si se quiere tener ahorros significativos, pues los viejos equipos suelen gastar más recursos. No solo estamos hablando de tóner o tinta, sino también de los equipos que suelen necesitar más energía para trabajar correctamente, por eso es más aconsejable cambiarlos cada cierto tiempo.
Uso de la nube
Contar con un sistema virtual profesional para guardar la información relevante, no solo es de gran ayuda para evitar imprimir de manera innecesaria documentos. También facilita el manejo de información entre los departamentos, además suele ser excelente si la empresa va creciendo rápidamente.
Otra cosa que hay que tomar en cuenta, es que las empresas que ofrecen la renta de equipos de impresión suelen tener multifuncionales adecuados para digitalizar. Así que será mucho más sencillo si se cuenta con uno de estos equipos, para realizar los procesos de escaneo y digitalización que sean necesarios.
¿Qué debe tener un equipo de impresión?
Lo más aconsejable es que antes de comprar o rentar un equipo de impresión, se tomen en cuenta algunos puntos importantes para tomar la mejor decisión. Primero que nada se tiene que adaptar a tus necesidades, así que debe cubrir por completo tu ritmo y flujo de trabajo.
Además, en caso de que rentes estos equipos debes asegurarte de que se te brinden servicios técnicos, pues tu equipo debe estar en óptimas condiciones. También es aconsejable que entre los servicios que se te brinden, se encuentre un software diseñado para la gestión y monitoreo de las impresoras, de ese modo será más sencillo conocer cómo se encuentran.
Si ya decidiste que quieres un equipo profesional para poder ahorrar en recursos, entonces debes saber que en DRG Services & Solutions, contamos con todo lo que necesitas. Con nuestro apoyo podrás notar como tu trabajo se vuelve más sencillo, ahorras tiempo y dinero, además de que podrás contar con nuestro apoyo las 24/7.
En DRG Services & Solutions, contamos con años de experiencia para apoyarte en todas tus necesidades de impresión, y asesoría técnica para la impresión de documentos y mantenimiento del equipo.
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