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¿Qué es un sistema o software de gestión documental?

Un software de gestión documental es una solución avanzada de TI que permite gestionar, procesar y utilizar la información de forma centralizada, rápida y eficaz en una empresa. Esto, independientemente del tipo de formato en el que se encuentre contenida esta información: documentos, correos electrónicos, imágenes, videos, archivos CAD, PDF, archivos de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint), entre otros.

Las soluciones de gestión documental que DRG recomienda son aquellos servicios completos de nube o en sitio integrados, seguros y por suscripción que permiten ser utilizados desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento de forma segura y eficaz.

¿Qué características debe tener el software de gestión documental a seleccionar?

Cada vez se escucha hablar más sobre los sistemas de gestión documental, la causa principal es que este se ha convertido en una pieza clave para las empresas. Y es que en la actualidad la cantidad de información y documentos que se generan en una empresa pueden ser demasiados. El problema de esto, es que las antiguas formas de almacenamiento y búsqueda ya no son lo suficientemente rentables y eficientes  para poder manejar toda esa información, es aquí donde entra un software de gestión documental y contenidos.

¿Por qué tener un software de gestión documental?

El motivo por el que una empresa debería tener este tipo de solución es para optimizar sus tiempos de respuesta, agilizar sus procesos internos, y eficientar la productividad de sus colaboradores. Pero para tener una idea más clara sobre las ventajas que puede aportar un software de gestión documental, hablaremos un poco más sobre sus beneficios.

Facilita las tareas

Todas las empresas se ven en la necesidad de realizar tareas manuales, las cuales pueden incluir la entradas manuales de información donde se corre el riesgo de duplicar contenido, cometer errores por tipeo o perder mucho tiempo en ello. Es por eso que uno de los beneficios que aporta un software profesional, es el de facilitar o eliminar esta clase de tareas.

Información segura

Aunque es posible mantener documentos físicos guardados de manera segura, no siempre es sencillo encontrar la información que se requiere en los ficheros físicos. Además es muy común que se pierdan documentos, se dañen o deterioren conforme va pasando el tiempo.

Un sistema de gestión documental, está diseñado para almacenar esta información correctamente. Así que, sin importar cuanto tiempo pase, no se perderá ni se deteriorará, además se recopila información y documentos en carpetas digitales que permiten búsquedas inteligentes, y para que la información llegue a las personas correctas en el momento correcto otorga permisos de visualización, edición, acceso y/o para autorizaciones de acuerdo a los perfiles de cada colaborador.

Liberas espacio físico

Tener la libertad de caminar de un lado a otro, o acceder a los documentos físicos más relevantes sin dificultad, es algo que solo se logra cuando implementas un sistema de gestión documental. Aunque esta ventaja puede no parecer tan relevante, es de gran ayuda, en especial en aquellas empresas que se encuentran en crecimiento.

Tienes mayor control

El control de documentos es la prioridad de cualquier empresa pues existe información que debe ser tratada con discreción. Tener control en todo momento, facilita que esta información se pueda guardar de manera segura y que las personas correctas tengan acceso a ella.

Además de poder vigilar y gestionar las vigencias de los documentos para asegurarnos de trabajar siempre con la versión actual y vigente.

Facilita el trabajo

El no contar con una herramienta que ayude a gestionar los documentos, siempre ha sido un problema que complica la labor de los empleados. Esto es porque encontrar información buscando en cada archivero, puede ser un proceso difícil y tardado, en especial si se manejan muchos documentos.

Un software de gestión de contenidos y documental facilita la búsqueda de la información con búsquedas inteligentes que permiten, además de hacer búsquedas por el nombre del archivo, buscar por el contenido o metadatos.

¿Qué características debe tener un buen software de gestión documental y contenido?

Es cierto que hoy en día, se pueden encontrar cientos de software que ofrecen una solución para la gestión de contenidos, sin embargo no todos son buenos. En realidad, es necesario que cumplan con ciertas características para que puedan proporcionar la ayuda que se necesita en un negocio.

Un buen software debe ser capaz de capturar, controlar, y automatizar el flujo de información, incluso si se trata de información no estructurada, así como crear reportes que nos ayuden a tomar decisiones clave y debe contar con automatización robótica de procesos para facilitar más el trabajo.

El sistema debe estar diseñado para que también, se puedan hacer anotaciones sobre la información, editarla o incluso mejorarla. Además sí o sí, debe ser capaz de ofrecer la información a las personas adecuadas en el momento en que se necesita, como puede ser en la toma de decisiones.

Otro punto muy importante, es que se pueda acceder a la información en cualquier momento que se necesite. Así que debe ser un sistema que cualquier clase de dispositivo móvil y/o de escritorio, pueda soportar sin ningún problema, y que además brinde la seguridad que se necesita.

¿Dónde puedo encontrar un buen software de gestión documental y contenido?

En DRG Services & Solutions, nos especializamos en ofrecerle a las empresas una solución para la gestión de contenidos. Nuestro sistema de gestión documental, está especialmente diseñado para que tu empresa pueda trabajar correctamente con cualquier clase de documento.

La captura y organización de información, búsqueda, acceso, visualización e incluso la edición, ya no será un problema. Con nuestro software, podrás realizar fácilmente el procesamiento de documentos y el resto de la información de tu compañía, además la portabilidad ya no será un problema, pues está diseñado para que se puedan realizar trabajos remotos.

Nuestro software es una excelente opción, no solo para las empresas grandes sino también para las empresas que apenas van creciendo dentro del mercado gracias a todos los beneficios que proporciona. Contáctenos para obtener más información.

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