Una de las herramientas que ha venido a brindar la transformación digital en los últimos años, es el software de gestión documental.
Las compañías hoy en día están enfocadas en su crecimiento, en la eficiencia, la calidad de sus productos, en brindar una experiencia excepcional al cliente, en atraer y retener talentos; pero también en ser sostenibles, en la innovación y aprovechar las oportunidades que ofrece la transformación digital.
El Software de Gestión de documentos se alinea perfectamente a los puntos de enfoque que mencionamos anteriormente.
…aportar numerosos beneficios a las empresas, a continuación te presentamos los 7 beneficios principales de contar con uno:
Ayuda a almacenar, administrar y organizar todo tipo de documentos en una ubicación centralizada, lo que facilita la ubicación y el acceso al documento correcto de manera rápida y eficiente.
Facilita la colaboración al permitir que múltiples usuarios se involucren en un flujo de trabajo, además minimiza el riesgo de problemas de control de versiones.
La información confidencial está protegida ya que se asignan perfiles y roles de acuerdo a cada usuario.
Ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos reglamentarios al realizar un seguimiento de las revisiones de documentos y mantener un registro auditable de todas las actividades relacionadas con los documentos.
Esta herramienta puede automatizar tareas que consumen mucho tiempo, como el enrutamiento y las aprobaciones, lo que permite concentrarse en actividades de mayor valor.
Con una solución basada en la nube, los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier ubicación, utilizando cualquier dispositivo con conexión a Internet, mejorando la flexibilidad y la productividad.
Al trabajar con documentos digitales, las empresas pueden reducir su dependencia y riesgos de utilizar papel, además disminuir la cantidad de espacio de almacenamiento físico.
En general, el software de gestión documental puede ayudar a las empresas a optimizar sus procesos relacionados con documentos, mejorar la colaboración, aumentar la seguridad y la eficiencia, y reducir el desperdicio de papel, lo que lleva a un negocio más productivo y rentable.
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