Beneficios de contar con un Archivo Digital en un negocio

El contenido de toda la empresa centralizada en un único ambiente, agilizando el acceso a la información.

Reducción de gasto y espacio físico de almacenamiento de documentos así como personal de gestión y administración del mismo.

Ayuda al cumplimiento de requisitos legales y regulatorios.

Minimizar la necesidad de impresión de documentos.

Fomenta y ayuda en la colaboración entre departamentos, gracias al acceso en tiempo real.

Automatización en el reconocimiento de los caracteres (OCR), reduciendo riesgos de indexación incorrecta de la información.

Personalización y asignación de perfiles para proporcionar visibilidad y acceso a los documentos digitalizados, basado en los privilegios de usuarios y reglas de cada organización.

El proceso de digitalización

Recepción y preparación de documentos: Localización de documentos a digitalizar, verificando que estén en buen estado; retiro de grapas, cinta adhesiva, clips, espirales y demás sujetadores; se ordenan y alinean los documentos para su digitalización.

Digitalización: dependiendo del proyecto se eligen los escáneres óptimos para combinar la calidad y rapidez de la digitalización del archivo.
Control de calidad: se verifica la resolución y calidad de captura de cada documento.
Indexación y verificación: a las imágenes digitales obtenidas se incorporarán los metadatos, los cuales incluyen la procedencia y la fecha de digitalización.
Reintegración: la documentación que se digitaliza se vuelve a colocar la ubicación, archivo o carpeta correspondiente para su resguardo.

Carga: sabemos que los documentos y la información forman parte de un proceso o tarea de las organizaciones. Más allá de guardar la información en una nube o en servidores locales de manera segura, con nuestro archivo digital podemos disparar procesos con ayuda de un Sistema de Gestión Documental para garantizar la operación continua y flexible (Botón a Gestión Documental).