DRG Services & Solutions

Digitalización Documental

Servicios de Digitalización Documental

Actualmente muchas negocios generan y almacenan información en documentos físicamente, lo cual implica inversiones desde la impresión y almacenamiento hasta el costo del tiempo invertido en la búsqueda y consulta de estos documentos es ahí cuando nuestros servicios de digitalización documental entra en juego.

Los servicios de digitalización documental va mucho más allá de convertirlos a formato digital. Al contar con nuestro archivo digitalizado podemos trabajar al instante con la información de manera segura, además ayuda a cumplir con las diferentes legislaciones y requerimientos necesarios, es decir, abre la puerta para operar de manera continua.

Beneficios de contar con un Archivo Digital en un negocio

El contenido de toda la empresa centralizada en un único ambiente, agilizando el acceso a la información.

Reducción de gasto y espacio físico de almacenamiento de documentos así como personal de gestión y administración del mismo.

Ayuda al cumplimiento de requisitos legales y regulatorios.

Minimizar la necesidad de impresión de documentos.

Fomenta y ayuda en la colaboración entre departamentos, gracias al acceso en tiempo real.

Automatización en el reconocimiento de los caracteres (OCR), reduciendo riesgos de indexación incorrecta de la información.

Personalización y asignación de perfiles para proporcionar visibilidad y acceso a los documentos digitalizados, basado en los privilegios de usuarios y reglas de cada organización.

Servicios de digitalización documental en sitio o en nuestras instalaciones

Los servicios de digitalización documental proporcionan la flexibilidad de desarrollar los proyectos de digitalización dentro de las instalaciones de nuestros clientes o en las nuestras. Ambas opciones con la garantía de mantener altos estándares de calidad y con personal capacitado.

El proceso de digitalización

Recepción y preparación de documentos: Localización de documentos a digitalizar, verificando que estén en buen estado; retiro de grapas, cinta adhesiva, clips, espirales y demás sujetadores; se ordenan y alinean los documentos para su digitalización.
Digitalización: dependiendo del proyecto se eligen los escáneres óptimos para combinar la calidad y rapidez de la digitalización del archivo.
Control de calidad: se verifica la resolución y calidad de captura de cada documento.
Indexación y verificación: a las imágenes digitales obtenidas se incorporarán los metadatos, los cuales incluyen la procedencia y la fecha de digitalización.
Reintegración: la documentación que se digitaliza se vuelve a colocar la ubicación, archivo o carpeta correspondiente para su resguardo.

Carga: sabemos que los documentos y la información forman parte de un proceso o tarea de las organizaciones. Más allá de guardar la información en una nube o en servidores locales de manera segura, con nuestro archivo digital podemos disparar procesos con ayuda de un Sistema de Gestión Documental para garantizar la operación continua y flexible (Botón a Gestión Documental).

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