Digitalización Documental

Actualmente muchas empresas generan y almacenan información en documentos físicamente, lo cual implica inversiones desde la impresión y almacenamiento hasta el costo del tiempo invertido en la búsqueda y consulta de estos documentos.

La digitalización de los documentos de las organizaciones va mucho más allá de convertirlos a formato digital. Al contar con nuestro archivo digitalizado podemos trabajar al instante con la información  de manera segura, además ayuda a cumplir con las diferentes legislaciones y requerimientos necesarios, es decir, abre la puerta para operar de manera continua.

Beneficios de contar con un Archivo Digital

  • El contenido de toda la empresa centralizada en un único ambiente, agilizando el acceso a la información.
  • Reducción de gastos de almacenamiento de documentos físicos así como personal de gestión y administración del mismo.
  • Minimizar la necesidad de impresión de documentos
  • Ayuda al cumplimiento de requisitos legales y regulatorios
  • Fomenta y ayuda en la colaboración entre departamentos, gracias al acceso en tiempo real
  • Automatización en el reconocimiento de los caracteres (OCR), reduciendo riesgos de indexación incorrecta de la información
  • Personalización y asignación de perfiles para proporcionar visibilidad y acceso a los documentos digitales, basado en los privilegios de usuarios y reglas de cada organización

Digitalización en sitio o en nuestras instalaciones

Proporcionamos la flexibilidad de desarrollar los proyectos de digitalización dentro de las instalaciones de nuestros clientes o en las nuestras. Ambas opciones con la garantía de mantener altos estándares de calidad y con personal capacitado.

El proceso de digitalización

  • Recepción y preparación de documentos: Localización de documentos a digitalizar, verificando que estén en buen estado; retiro de grapas, cinta adhesiva, clips, espirales y demás sujetadores; se ordenan y alinean los documentos para su digitalización
  • Digitalización: dependiendo del proyecto se eligen los escáneres óptimos para combinar la calidad y rapidez de la digitalización del archivo
  • Control de calidad: se verifica la resolución y calidad de captura de cada documento
  • Indexación y verificación: a las imágenes digitales obtenidas se incorporarán los metadatos, los cuales incluyen la procedencia y la fecha de digitalización.
  • Reintegración: la documentación que se digitalizó se vuelve a colocar la ubicación, archivo o carpeta correspondiente para su resguardo
  • Carga: sabemos que los documentos y la información forman parte de un proceso o tarea de las organizaciones. Más allá de guardar la información en una nube o en servidores locales de manera segura, con nuestro archivo digital podemos disparar procesos con ayuda de un Sistema de Gestión Documental para garantizar la operación continua y flexible (Botón a Gestión Documental)

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