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¿Por qué beneficia un software de gestión documental a las empresas?

Trabajar con una gran cantidad de documentos, correos electrónicos, sistemas e información en general  suele ser una tarea bastante complicada, en especial si estos tienen que seguir un proceso entre diferentes departamentos y/o autorizaciones . En estos casos una de las prioridades principales, es la de asegurar un fácil almacenamiento ,  una búsqueda rápida y procesos ágiles. Por eso, suelen ser recomendados los sistemas de gestión documental, sin embargo, aun así son muchas las dudas que se tienen sobre si realmente es necesario contar con una ayuda extra, para la gestión de documentos.

¿Por qué es tan importante contar con un software de gestión documental?

Tengamos en cuenta que con un software de gestión documental  se puede gestionar y centralizar la información de manera más sencilla, todo esto brindando la posibilidad de acceder a ella  información desde un solo lugar y cualquier dispositivo

Otra ventaja de esto es que no se necesita tener demasiadas contraseñas ya que no es necesario acceder a distintas plataformas para tener acceso a la información, además de que esta se logra administrar correctamente en lo que dura su ciclo de vida. Así que, esto es suficiente para que poco a poco, una empresa pueda ver como mejoran varios aspectos de su administración.

Son muchas las desventajas que se pueden presentar en casos en los que no se cuenta con esta clase de herramientas o se utilizan herramientas poco funcionales, entre las principales se encuentran las siguientes:

  • Duplicidad de Archivos
  • Dependencia de diferentes sistemas (Gmail, Adobe Acrobat PDF,etc)
  • Demora en procesos
  • Problemas de localización
  • Procedimientos manuales
  • Penalizaciones por falta de integridad de documentos en auditorias

A su vez, esto puede afectar el rendimiento del equipo de trabajo y su eficiencia, por lo mismo las empresas u organizaciones terminan viéndose afectadas a largo plazo.

Así que básicamente se puede decir que, la implementación de sistemas especializados en la gestión documental, hace más eficiente el uso de información en las organizaciones. Lo que a su vez ayuda a mejorar otros aspectos como lo son: el reducir costos y manejar la información de manera más sencilla.

¿Cómo ayuda un sistema de gestión documental?

Ahora que ya aclaramos la importancia que tiene la gestión documental en las empresas, el siguiente paso es hablar sobre los sistemas que se suelen usar para esta tarea. También es momento de explicar, cuáles son los beneficios que se pueden conseguir siempre que se utilice un buen sistema.

Uno de los principales beneficios es que se puede evitar la pérdida de documentos, el cual es un problema muy común en las organizaciones. Además también ayudan a que se ahorre tiempo, ya que todos se encuentran en un servidor central, por lo que no es necesario invertir tiempo en estar buscando cada documento.

Otro punto importante es que permiten acceder a la información desde un solo lugar, pero todo esto brindando la seguridad necesaria. Esto es de gran importancia especialmente en los negocios que sienten temor de que se pueda llegar a filtrar algún documento con información importante.

La liberación de espacio físico es una de las cosas que más se agradecen, al momento de implementar esta clase de software. Esto es principalmente en las empresas grandes, pues el papeleo es tanto que muchas veces resulta complicado acceder a la información más relevante.

El contar con la información en un solo sitio y poder acceder a ella desde cualquier lugar en el que se encuentre la persona que cuenta con los permisos necesarios hace mucho más sencilla la modalidad del  home office, sin afectar los procesos de la empresa.

El contar con toda la información de manera digital no solamente tiene como beneficio el fácil acceso a esta, sino que también convierte a la empresa en una empresa paperless, lo cual mejora su imagen significativamente.

El contar con un gestor también permite que existan flujos de trabajo optimizados, lo cual a su vez mejora el rendimiento en la empresa.

El control de cambio y acceso, al igual que la indexación de los metadatos son algunas de las opciones con las que cuentan los software de gestión documental para facilitar el trabajo. Todo esto ayuda a que los empleados puedan ahorrar tiempo, y puedan realizar más fácilmente las tareas y procesos de la empresa.

Por lo mismo, con el paso del tiempo se va adquiriendo un aumento en la productividad, y la empresa va adquiriendo más beneficios.

¿Por qué es importante elegir un buen sistema de gestión documental?

Los beneficios que se pueden obtener al implementar un software especializado en la gestión de documentos, son muchos, lamentablemente no todos los sistemas que ofrecen esta clase de servicios, cuentan con las características necesarias para poder cumplir con lo que prometen.

Para que la gestión documental se realice correctamente, es necesario que el software pueda realizar tareas como: capturar, controlar, y automatizar el flujo de información. Además hay situaciones en las que es necesario editar la información, ya sea para corregirla o aumentarla por lo que también debe ser capaz de hacer esto.

Otra cosa en la que hay que fijarse, es en que el sistema permita acceder a la información en cualquier clase de dispositivo móvil y/o de escritorio, ya que muy posiblemente se deba hacer esto en algún momento, para hacer alguna clase de anotación o simplemente compartir algún documento importante.

Algo que puede ser de ayuda es buscar la información del sistema, así como los servicios que se ofrecen para ver si cuenta con lo necesario. De ese modo será mucho más sencillo elegir un software que se adapte a nuestras necesidades.

Si el sistema cumple con estas características, entonces puedes estar seguro de que se trata de una buena herramienta. De modo que te proporcionará la ayuda que necesitas para trabajar correctamente, y seguir haciendo que tu negocio crezca.

Un ejemplo bastante común es el caso de una carta que debe ser firmada, esta regularmente requeriría un a serie de pasos que incluyen:

  • Tener que imprimir el documento
  • Firmarlo
  • Escanearlo
  • Subirlo a Drive/Correo
  • Enviarlo

Una vez enviado al destinatario, este tiene que completar otra serie de pasos:

  • Recibirlo e imprimirlo
  • Firmarlo
  • Escanearlo
  • Subirlo a Drive/Correo
  • Enviarlo

Con un gestor correcto, puedes hacer todo este proceso sin depender de distintas herramientas de distintos proveedores (Adobe Acrobat, Impresora, Gmail, etc) y unificar a un solo sistema.

El mejor sistema de gestión documental

En DRG Services & Solutions, nos hemos logrado convertir en la opción ideal para las empresas, que buscan una solución definitiva para la gestión de contenidos. Nuestro sistema está diseñado para poder proporcionarle todas las herramientas a tu equipo de trabajo, así que podrán trabajar con cualquier clase de documento.

Nosotros sabemos lo difícil que puede ser: capturar, y organizar la información de un negocio que crece día con día, así que te ayudamos con un software especializado. De modo que podrás realizar muy fácilmente, cualquier clase de procesamiento de documentos y lo podrás hacer desde donde te encuentres.

Así que si estás buscando un software seguro, que pueda ayudarte, entonces estás en el lugar adecuado.

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