Gestión documental

Gestión documental: Responde estas 4 preguntas y descubre si debes implementar un nuevo sistema

¿Gestión documental? Si la conoces, probablemente aún no estás convencido si la necesitas en tu empresa, pues aunque ya tengas identificados algunos problemas, estarás dudando si es suficiente como para contemplar la idea de reestructurar tu organización interna. Entonces te invitamos a que eches un vistazo a estas preguntas y determines qué es lo que necesitas para tener una organización más eficiente.

¿Dónde guardar los archivos?

El almacenamiento siempre es una cuestión crucial dentro de la organización empresarial. Analiza si realmente cuentas con el espacio suficiente para tener un archivo físico y cuánto puedes destinar dentro de tu presupuesto para tener un respaldo digital.

¿Está claramente estipulado qué tipo de documentos deben conservarse?

Frecuentemente, las organizaciones no tienen claro qué información sí sigue teniendo relevancia en futuros procesos, por lo tanto, es fundamental establecer cuál deberá almacenarse y por cuánto tiempo, para así tener un control de lo que está archivado, sea más fácil acceder y no se convierta solo en una pila de documentos importantes.

¿Cuánto tiempo se invierte en la búsqueda o distribución de información?

Una auditoría, reportes anuales, quejas de clientes y demás situaciones ponen en jaque la eficiencia de una oficina al no estar preparados ante alguna dificultad. Que la información requerida llegue a las manos correctas en el momento indicado no es un lujo, es una necesidad.

¿Está segura mi información relevante y/o confidencial?

Cuando no se tiene control de las personas que tienen acceso a este tipo de archivos, siempre hay riesgo de pérdida de documentos, sin importar si se maneja física o digitalmente. La reubicación errónea de archivos, eliminación no requerida, violación de confidencialidad, duplicación de versiones son sólo algunos de los problemas que surgen ante la falta de seguridad en el manejo de información.

¿Sí necesitas un sistema de gestión documental? ¡Nosotros podemos ayudarte!

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